A menudo, cuando imparto formación sobre habilidades de comunicación, me encuentro con mucha gente que me manifiesta su miedo, a veces pánico, a hablar en público, y que, a pesar de tratarse de personas sin aparentes problemas de comunicación, me piden recetas o trucos para superar este pánico a las presentaciones.

En un principio nos puede parecer que una secretaria o asistente de dirección no tiene por qué ser una experta en el arte de la oratoria, sin embargo, cada vez son más los ejemplos de secretarias que tienen que hablar en una junta o en una reunión, presentar un proyecto ante un comité o explicar el funcionamiento de la compañía a un grupo de clientes (incluso, a veces en otro idioma), y que, precisamente por la falta de práctica, se encuentran ante un obstáculo que consideran difícil de salvar.

Siempre digo que hablar en un público es “como contarle a alguien una historia o una anécdota, pero a lo bestia” es decir, multiplicando todas nuestras herramientas de comunicación, como son el volumen, los tonos de voz y los gestos. Se trata de hacer exactamente lo mismo que haríamos ante un compañero o ante nuestro jefe cuando le contamos algo, pero subiendo el volumen, para que nos oigan todas las personas que hay en la sala, aumentando de forma notable los tonos, los silencios y la vocalización para que el mensaje sea más efectivo y no haya dudas con respecto al sentido de las palabras, y haciendo más visibles nuestros gestos, exagerándolos ligeramente, moviendo más y con más fuerza los brazos, manteniendo más las miradas y siendo más enérgicos en nuestros movimientos del cuerpo, en el fondo es como “subir el volumen de nuestra comunicación no verbal”.

Por otro lado también debemos exagerar nuestra capacidad de escucha y observación, siendo sensibles a cada reacción que nos pueda indicar que el público, se aburre, ha dejado de escucharnos, se cansa, o no está de acuerdo con algunos de nuestros postulados.

Una vez que seamos conscientes de esto (que quizá es lo más difícil), el éxito en una presentación nos lo va a dar la preparación de ésta. En la medida que llevemos preparada nuestra presentación, estaremos evitando factores sorpresa que nos puedan hacer perder los nervios. A modo o de check list, y sin tratar de entrar a fondo en ninguno de ellos ni ser exhaustivo, mencionaré alguno de los factores que tenemos que tener en cuenta a la hora de preparar bien una presentación:

- Público, quiénes son, cuántos son, qué saben del tema, qué saben de mí como profesional, qué experiencia previa he tenido con ellos.

- El tema: Que voy a decir, cómo, en que orden, que tipo de estructura voy a presentar, que material necesito, y que material es superfluo.

- El tiempo: Cuánto tiene que durar, como llenar o ahorrar tiempo. El ensayo es fundamental cuando queremos prepararnos para el control del tiempo.

- El local: Cómo es la sala, iluminación, temperatura, comodidad.

- Medios: Con qué medios cuento (cañón, pizarra, flipchart...), cuáles quiero usar, cuáles son superfluos, cómo optimizarlos. He de asegurarme llegando antes que están todos y funcionan.

- Previsión de contratiempos: Qué preguntas pueden plantear los participantes, que partes de la presentación son más susceptibles de discusión, qué puedo hacer en caso de que fallen los medios. Es decir, tener previsto qué puede pasar que no dependa de nosotros.

Y por último, como ya he adelantado, debemos pensar en el ensayo. Si hablar en público nos supone un reto, no está de más que dediquemos un tiempo de la preparación a ensayar, en voz alta, de la forma más parecida a la realidad, controlando sobre todo el tiempo y los medios por un lado, y nuestros ritmos y tonos de voz por otro. Grabarnos para ver cuales son las coletillas que no nos gustan o los gestos que no debemos hacer, puede generar algo de ansiedad en un principio, pero resulta de suma utilidad.

Y como, siempre que hablo de habilidades personales, digo, a hacer se aprende haciendo, practicando, lanzándose y creyendo en nuestro desarrollo y mejora continua, quizá no lleguemos a ser como Castelar, pero saldremos airosos de cualquier reunión de grupo.

Carlos Hernández

Profesor Recursos Humanos

Escuela Europea de Negocios